Is het tijd voor een nieuwe e‑mailhandtekening? Dan ben je graag zo snel mogelijk weer op weg. Maar vergis je niet: een foutje zit in een klein hoekje. En als je handtekening bij de ontvanger van je mail niet functioneert zoals jij dat hebt gezien, kom je daar zelf ook niet altijd achter.
Ga dus efficiënt te werk. Zorg ervoor dat je in één keer alle essentiële onderdelen meeneemt en ook de juiste techniek gebruikt. Zo weet je zeker dat je je handtekening daarna niet meer hoeft aan te passen.
Stiekem is er best veel waar je aan moet denken. Want hoe kies je een goede foto? Moet je wel of niet je LinkedIn-profiel toevoegen? Hoe ga je om met verschillende e‑mailprogramma’s van je ontvangers? Hoe wordt je handtekening getoond op mobiel? En wat als de ontvanger zijn scherm heeft ingesteld op ‘Donkere modus’ (en dat doet maar liefst 82%)?
Om je te helpen hebben we een handige checklist voor je opgesteld. Gebruik hem bij het maken van een nieuwe e‑mailhandtekening. Of je dit nu voor jezelf doet, of ook meteen voor je collega’s.
Of maak het jezelf makkelijk. Maak binnen enkele minuten moeiteloos een e‑mail handtekening met Estampida, voor jou én je collega’s. Werkt altijd, moeiteloos geïmporteerd in je e‑mailprogramma en altijd aan te passen. Probeer het nu!
Eerst even dit
Je kunt je e‑mailhandtekening zo uitgebreid en creatief, of juist zo simpel en zakelijk maken als je wilt. Dat is aan jou. Er is geen goed of fout.
Besef je wel dat je e‑mailhandtekening niet het belangrijkste onderdeel is van je e‑mail. Dat is natuurlijk je e‑mail zélf. Jouw handtekening is:
- Een visitekaartje van jou. Je wilt een goede, professionele indruk achterlaten;
- Een gids voor de ontvanger: Je wilt de ontvanger gidsen naar contactpunten zoals je telefoonnummer, website of LinkedIn-profiel.
- Optioneel wil je de ontvanger gidsen naar een aankondiging, aanbieding, artikel of iets anders. Daarover later meer.
In dit blog bespreken we waar je allemaal aan moet denken bij het maken van een e‑mailhandtekening. Van contactinformatie tot afbeeldingen en van banners tot de techniek.
Daarin onderscheiden we:
- De essentials
- De extra’s
- De techniek
1. De essentials
Deze elementen moet je sowieso in je e‑mailhandtekening zetten. Nou ja, je móet niks. Er zijn geen vaste regels. Maar als je een complete en professionele indruk wilt maken, neem je tenminste deze onderdelen in je handtekening mee:
- Je voor- en achternaam
- Je functie
- Het logo van het bedrijf waar je voor werkt
Tip: maak deze klikbaar naar de website van het bedrijf - Je (werk)telefoonnummer
Tip: voeg een ‘tel:’ link toe, zodat mensen je direct kunnen bellen als ze erop klikken. Het format dat je hiervoor gebruikt voor Nederlandse mobiele nummers is: tel:0031699999999. - Adres, postcode en plaats van je bedrijfsvestiging
Tip: link naar je bedrijf op Google Maps, zodat mensen direct een beeld hebben van waar je bedrijf precies zit én ze meteen kunnen starten met navigeren - Persoonlijk LinkedIn-profiel
Tip: ga naar je LinkedIn-profiel en copy-paste de URL ervan. Gebruik vervolgens ‘LinkedIn’ of ‘Connect’ als link-tekst. - Website
Tip: gebruik ‘Bezoek onze website’ of de korte versie van je url (zoals ‘estampida.nl’) als link-tekst.
2. De extra’s
De volgende onderdelen zou je kunnen overwegen om op te nemen in je e‑mailhandtekening. Let op: té veel onderdelen kan je handtekening juist onoverzichtelijk maken.
- Je e‑mailadres
Tip: voeg een ‘mailto:’-link toe, zodat er direct een mail-venster opent zodra er op wordt geklikt. - Profielfoto van jezelf
Tip: denk hier goed over na. Als je het doet, gebruik dan een professionele, zakelijke profielfoto. Zorg ook dat je collega’s een goede foto hebben. Kies je voor een profielfoto? Onze suggestie is om deze uit te snijden in cirkelvorm (met een transparante achtergrond). - Een omschrijving van het bedrijf waar je werkt
Tip: dit is vooral relevant als je werkt voor een start-up, net een nieuwe propositie hebt gelanceerd of e‑mail veel gebruikt voor acquisitie. - Disclaimer als je vaak gevoelige (persoons)informatie deelt
Tip: zorg dat de tekst zo onopvallend is dat hij eigenlijk verdwijnt, maar niet onleesbaar is. Want niemand leest de tekst écht; het gaat erom dat het er staat. - De dagen waarop je werkzaam en dus bereikbaar bent
- De social media-profielen van het bedrijf waar je voor werkt
Tip: focus je hierin vooral op de kanalen waar je actief op bent. Anno nu zijn LinkledIn en Instagram de populairste kanalen. Gebruik hiervoor kleine iconen, die herkent iedereen. - Banners of call to actions voor campagnes
Tip: Gebruik banners in je e‑mailhandtekening om meer verkeer naar je vacatures, content en aankondigingen te sturen. Lees meer!
3. De techniek
Als laatste het technische verhaal. Mensen gebruiken verschillende e‑mailprogramma’s, apparaten, schermgroottes, en instellingen. Maar je e‑mailhandtekening moet natuurlijk áltijd getoond worden zoals jij het hebt bedoeld.
- Gebruik zoveel mogelijk hetzelfde lettertype als waarmee je je e‑mails zelf schrijft. Kies daarbij één van de standaard lettertypes, want die werken altijd
- Maak je e‑mailhandtekening in HTML. Deze codetaal wordt door alle e‑mailprogramma’s en browsers herkend en werkt dus altijd.
- Pas op met kleuren toewijzen aan teksten en logo’s, aangezien die niet altijd goed werken in ‘Donkere modus’.
- Gebruik je afbeeldingen? Kies voor een PNG met een transparante achtergrond. En test je afbeeldingen ook in ‘Donkere modus’.
- Zorg ervoor dat je afbeeldingverwijzingen gebruikt en de afbeelding niet meestuurt als bijlage. Hiervoor moeten de afbeeldingen op het web gehost staan.
- Maak clicks naar je website meetbaar door UTM-tags te gebruiken. Clicks naar je social media-kanalen zou je door kunnen meten door gebruik te maken van redirects via je eigen website.
Ook voor al je collega’s een nieuwe e‑mailhandtekening, maar zelf het beheer in handen houden? Met Estampida kan het!
4. Dubbelcheck
Vóórdat je je eerste e‑mail gaat sturen…
- Kloppen alle linkjes naar je socials, website etc.?
- No-brainer: staan er geen typfouten in je e‑mailhandtekening?
- Test je e‑mailhandtekening ook goed op verschillende apparaten en in verschillende e‑mailprogramma’s. Of: Gebruik Estampida, want dan werkt je e‑mailhandtekening áltijd goed. Tip: lees in deze blog hoe je een mobielvriendelijke e‑mailhandtekening maakt.
Wat moet je vooral níet doen:
- Stop niet te veel onderdelen in je e‑mailhandtekening. Je handtekening is een hulpmiddel voor de ontvanger en een visitekaartje van jou als afzender.
- Vermijd dus alle onnodige informatie als KVK-gegevens, postbussen, statements als ‘Bezint voor u print’ die niet echt meer van deze tijd zijn, enzovoorts.
- Verschil in lettertypes tussen je e‑mail en je handtekening ziet er vaak wat slordig uit. Ook custom fonts werken niet altijd goed in alle e‑mailprogramma’s. Je kunt dus het beste één van de standaard fonts aanhouden.
